Cara menyusun format nomor surat yang konsisten

Nomor surat adalah identitas sebuah dokumen. Nomor yang konsisten memudahkan penelusuran, mencegah nomor ganda, dan membuat arsip bisa diaudit. Sebaliknya, format yang berubah-ubah antarunit membuat surat yang sama sulit ditemukan setahun kemudian.

#Komponen nomor surat

Kebanyakan organisasi di Indonesia menyusun nomor surat dari beberapa bagian berikut:

1. Nomor urut, biasanya diulang dari 1 setiap awal tahun.
2. Kode unit atau satuan kerja yang menerbitkan surat, misalnya SDM atau KEU.
3. Kode klasifikasi atau jenis surat, misalnya SK untuk surat keputusan atau UND untuk undangan.
4. Bulan, sering ditulis dengan angka Romawi.
5. Tahun penerbitan.

Contoh hasilnya: 045/SDM-UND/XI/2026.

#Tentukan aturan sebelum memilih format

Sebelum menulis format, sepakati dulu tiga hal:

• Siapa yang menerbitkan nomor. Satu nomor urut untuk seluruh organisasi, atau nomor urut terpisah per unit?
• Kapan nomor diulang. Setiap tahun, setiap bulan, atau tidak pernah?
• Apa yang terjadi pada surat yang batal. Nomornya dibiarkan kosong dengan catatan, bukan dipakai ulang.

Nomor yang dipakai ulang adalah sumber masalah paling umum saat audit. Catat surat yang batal, jangan hapus nomornya.

#Kesalahan yang sering terjadi

• Buku agenda di lebih dari satu tempat. Dua admin mencatat di dua buku, lalu menerbitkan nomor yang sama.
• Kode unit tidak dibakukan. SDM, HRD, dan Kepegawaian dipakai bergantian untuk unit yang sama.
• Format ditulis tangan di template. Setiap orang menyalin format dengan sedikit perbedaan.

#Menerbitkan nomor secara otomatis

Cara paling andal adalah membiarkan sistem yang menerbitkan nomor saat surat disetujui. Nomor urut diambil dari satu sumber, format diterapkan sama untuk semua orang, dan tidak ada nomor yang terlewat atau ganda.

Di Passgrad Persuratan, Anda cukup menentukan formatnya sekali. Nomor surat terbit otomatis setiap kali surat diterbitkan, lengkap dengan riwayat siapa yang menerbitkan dan kapan.